Mail ons

Overzicht

Persoonlijke effectiviteit: hoe je een prima plan binnen vijf minuten om zeep helpt

Blogpost 31 Mar 2021

Je kent het ongetwijfeld. Je gaat het plan waar je nu al weken mee bezig bent, toelichten en bespreken. Ondanks dat het een goed voorstel is en je er al met verschillende mensen over gesproken hebt, is dit een spannend moment. In de tijd tussen de vraag aan jou om het idee verder uit werken en het moment van presenteren is er het nodige gebeurd.

Je begint enthousiast je plan te schetsen. Je sheets zien er goed uit, maar na een paar minuten merk je op dat gesprekspartners glazig kijken. Ze bladeren door je notitie en de hand-out. Sommige blikken zijn strak, anderen schuiven op hun stoel heen en weer en kijken elkaar aan. De bestuursvoorzitter zegt: “Ik moet je even onderbreken want we kunnen je niet volgen. Dit is volstrekt niet de kant die we op willen. We moeten het er nog maar eens over hebben. We gaan nu door met het volgende punt”. Je zou ter plekke door de grond willen zakken.

Een wake-up call

Ai! Ongewenst resultaat. In de voortgang drie stappen terug. Krijg je dit nog goed? Je wilt draagvlak voor de verandering maar het overtuigen gaat niet altijd soepel. Je wilt inspireren maar de vonk springt nog niet over. Je merkt dat je nog niet de goede woorden en de passende toon vindt. Iedereen overkomt dit maar dat geeft niet altijd troost. Hoe zorg je ervoor dat dit je niet meer overkomt?

Je bent zelf het instrument

Als adviseur, manager of bestuurder besteed je veel tijd aan het ontwikkelen van goede ideeën. Om mensen mee te nemen verwerk je de beste ideeën in een doordachte veranderkundige aanpak. Die aanpak gaat echter alleen werken als je overtuigend en geloofwaardig bent in de manier waarop je communiceert. Je bent zelf het instrument dat een nieuwe koers of een plan laat klinken.

De interactie wordt door veel ingrediënten bepaald. Hoe maken we verbinding met onze gesprekspartners? Zijn we te volgen in de stappen die we schetsen en zijn we geïnspireerd? Dat vraagt niet alleen om vaardigheden maar ook om een innerlijke houding waarmee je de interactie in gaat. Wil je werken aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling? Maak tijd voor zelfreflectie om beter zicht te krijgen op talenten en valkuilen.

Zes ingrediënten van effectieve persoonlijke communicatie

1.Zelfreflectie als basis

In dit speelveld is het cruciaal om alert te blijven op de match tussen wie je bent en de rol die je hebt. Enige frictie hoort erbij maar als die te groot is gaat het ten koste van je effectiviteit. Het gaat er om of je zoveel mogelijk jezelf kunt zijn binnen de rolopvatting van je functie. Als je een andere functie krijgt is het van belang alert te zijn op het verkrijgen van nieuwe of andere communicatieve vaardigheden. Het regelmatig ijken van je innerlijke kompas en het onderzoeken van je integriteit is een belangrijk onderdeel van zelfreflectie. Deze elementen zorgen voor een krachtige basis onder je persoonlijke communicatie.

2. Feedback en oefening als permanente scholing

We hebben geen idee hoe we overkomen. Ondanks de goede bedoeling van je interactie is het resultaat soms niet wat je ervan had verwacht. Daarom is het fijn om feedback te ontvangen van mensen die geen belang hebben bij wat we doen. Oefening zorgt tegelijkertijd om gemakkelijker contact te maken, meer ‘to the point’ te zijn en valkuilen te vermijden. Je versterkt daarmee je zeggingskracht. Voor cruciale gesprekken, bijeenkomsten en presentaties in je werk is het praktisch om een werkwijze voor feedback te hebben zodat je ook van collega’s constructieve suggesties kunt ontvangen. Hoe hoger in de hiërarchie hoe minder constructieve spiegeling je krijgt. Zorg er daarom voor dat je dit organiseert.

3. De mist laten optrekken

Met directe collega’s weten we meestal snel waar we het over hebben. We gaan de mist in als we er onbedoeld van uit gaan dat anderen, bijvoorbeeld medewerkers of een Raad van Bestuur ons kunnen volgen. De details van de materie en het jargon dat we gebruiken zorgen voor die mist. In het beste geval worden er vragen gesteld, maar een dreigend gezichtsverlies houdt de vragensteller vaak tegen. Zorg daarom altijd voor helderheid en begrijpelijkheid door een adequate verwoording en neem je gesprekspartners mee met concrete voorbeelden en een consistente opbouw.

4. Verbinding maken door het delen van jouw manier van kijken

Je kunt anderen niet overtuigen. In het beste geval kun je de ander meenemen in hoe jij ergens naar kijkt. Om dit te doen moet je je verplaatsen in de positie, het gevoel en het belang van de ander. Dat geeft je het materiaal om verbinding te maken met jouw gesprekspartners. Als je de belevingswereld van de ander kunt verwoorden in relatie tot jouw eigen perspectief, maak je een begin met het betrekken van de toehoorders. Dit is vooral belangrijk als er tegenstand, scepsis of een kritische houding is.

5. Overmoed of zelfvertrouwen

Door slechte ervaringen in je persoonlijke geschiedenis of in de huidige organisatie kan je zelfvertrouwen in lastige interacties een deuk hebben opgelopen. Sommigen weten dit goed te verbergen, anderen worden hierdoor juist overmoedig en bruusk en raken het contact met zichzelf en anderen kwijt. Ook kunnen slechte ervaringen uit het verleden resulteren in het vermijden of uitstellen van activiteiten. Er zijn diverse tools voor de voorbereiding en de uitvoering die je houvast geven, de voortgang bevorderen en je mentale welbevinden verbeteren.

6. Inspiratiebronnen om te kunnen inspireren

In een verandertraject of bij introductie van een nieuwe koers wil je kunnen inspireren in je communicatie. Je wilt een vonk laten overspringen of een ‘wenkend perspectief’ schetsen. Als dat lukt geef je een lichtpunt, hoop of een toekomstbeeld dat een doorkijk geeft naar een andere, meer wenselijke situatie. Het vraagt echter een zorgvuldige afweging of je gesprekspartners open staan voor een hoopvol beeld. Om te kunnen inspireren is het vanzelfsprekend nodig zelf geïnspireerd te zijn. Onderhoud daarom altijd een schatkist met voorbeelden en perspectieven. Dit geeft je het materiaal om inspirerend te communiceren.

Hoe je in vijf minuten mensen voor een prima plan interesseert

Het korte antwoord is: door het de eerste vijf tot tien minuten nog helemaal niet over je plan te hebben.

Daar is een tool voor. Hier volgen twee aanwijzingen uit de tool.

Je dient het vraagstuk waar het plan een antwoord op is op zo’n manier te vertellen dat je toehoorders het voor zich zien. Dat doe je door beeld te geven van de huidige situatie, van ongewenste effecten en van de urgentie. De tweede aanwijzing uit de tool is dat je vervolgens bij je gesprekspartners checkt of ze jouw visie op het vraagstuk herkennen. Als dat niet het geval is, voer je een gesprek om alsnog die herkenning te krijgen. Als het dan nog niet herkend wordt sta je voor een uitdaging en heb je vervolgaanwijzingen uit de tool nodig. Wat je in ieder geval niet moet doen is dan toch je plan gaan brengen.

Inzicht krijgen in de eerstvolgende stap in je uitdagingen? Aan de slag met de ingrediënten van effectieve communicatie? Volg de workshop Persoonlijke effectiviteit – authentiek optreden bij adviseren en leidinggeven.

Je kent het ongetwijfeld. Je gaat het plan waar je nu al weken mee bezig bent, toelichten en bespreken. Ondanks dat het een goed voorstel is en je er al met verschillende mensen over gesproken hebt, is dit een spannend moment. In de tijd tussen de vraag aan jou om het idee verder uit werken en het moment van presenteren is er het nodige gebeurd.

Je begint enthousiast je plan te schetsen. Je sheets zien er goed uit, maar na een paar minuten merk je op dat gesprekspartners glazig kijken. Ze bladeren door je notitie en de hand-out. Sommige blikken zijn strak, anderen schuiven op hun stoel heen en weer en kijken elkaar aan. De bestuursvoorzitter zegt: “Ik moet je even onderbreken want we kunnen je niet volgen. Dit is volstrekt niet de kant die we op willen. We moeten het er nog maar eens over hebben. We gaan nu door met het volgende punt”. Je zou ter plekke door de grond willen zakken.

Een wake-up call

Ai! Ongewenst resultaat. In de voortgang drie stappen terug. Krijg je dit nog goed? Je wilt draagvlak voor de verandering maar het overtuigen gaat niet altijd soepel. Je wilt inspireren maar de vonk springt nog niet over. Je merkt dat je nog niet de goede woorden en de passende toon vindt. Iedereen overkomt dit maar dat geeft niet altijd troost. Hoe zorg je ervoor dat dit je niet meer overkomt?

Je bent zelf het instrument

Als adviseur, manager of bestuurder besteed je veel tijd aan het ontwikkelen van goede ideeën. Om mensen mee te nemen verwerk je de beste ideeën in een doordachte veranderkundige aanpak. Die aanpak gaat echter alleen werken als je overtuigend en geloofwaardig bent in de manier waarop je communiceert. Je bent zelf het instrument dat een nieuwe koers of een plan laat klinken.

De interactie wordt door veel ingrediënten bepaald. Hoe maken we verbinding met onze gesprekspartners? Zijn we te volgen in de stappen die we schetsen en zijn we geïnspireerd? Dat vraagt niet alleen om vaardigheden maar ook om een innerlijke houding waarmee je de interactie in gaat. Wil je werken aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling? Maak tijd voor zelfreflectie om beter zicht te krijgen op talenten en valkuilen.

Zes ingrediënten van effectieve persoonlijke communicatie

1.Zelfreflectie als basis

In dit speelveld is het cruciaal om alert te blijven op de match tussen wie je bent en de rol die je hebt. Enige frictie hoort erbij maar als die te groot is gaat het ten koste van je effectiviteit. Het gaat er om of je zoveel mogelijk jezelf kunt zijn binnen de rolopvatting van je functie. Als je een andere functie krijgt is het van belang alert te zijn op het verkrijgen van nieuwe of andere communicatieve vaardigheden. Het regelmatig ijken van je innerlijke kompas en het onderzoeken van je integriteit is een belangrijk onderdeel van zelfreflectie. Deze elementen zorgen voor een krachtige basis onder je persoonlijke communicatie.

2. Feedback en oefening als permanente scholing

We hebben geen idee hoe we overkomen. Ondanks de goede bedoeling van je interactie is het resultaat soms niet wat je ervan had verwacht. Daarom is het fijn om feedback te ontvangen van mensen die geen belang hebben bij wat we doen. Oefening zorgt tegelijkertijd om gemakkelijker contact te maken, meer ‘to the point’ te zijn en valkuilen te vermijden. Je versterkt daarmee je zeggingskracht. Voor cruciale gesprekken, bijeenkomsten en presentaties in je werk is het praktisch om een werkwijze voor feedback te hebben zodat je ook van collega’s constructieve suggesties kunt ontvangen. Hoe hoger in de hiërarchie hoe minder constructieve spiegeling je krijgt. Zorg er daarom voor dat je dit organiseert.

3. De mist laten optrekken

Met directe collega’s weten we meestal snel waar we het over hebben. We gaan de mist in als we er onbedoeld van uit gaan dat anderen, bijvoorbeeld medewerkers of een Raad van Bestuur ons kunnen volgen. De details van de materie en het jargon dat we gebruiken zorgen voor die mist. In het beste geval worden er vragen gesteld, maar een dreigend gezichtsverlies houdt de vragensteller vaak tegen. Zorg daarom altijd voor helderheid en begrijpelijkheid door een adequate verwoording en neem je gesprekspartners mee met concrete voorbeelden en een consistente opbouw.

4. Verbinding maken door het delen van jouw manier van kijken

Je kunt anderen niet overtuigen. In het beste geval kun je de ander meenemen in hoe jij ergens naar kijkt. Om dit te doen moet je je verplaatsen in de positie, het gevoel en het belang van de ander. Dat geeft je het materiaal om verbinding te maken met jouw gesprekspartners. Als je de belevingswereld van de ander kunt verwoorden in relatie tot jouw eigen perspectief, maak je een begin met het betrekken van de toehoorders. Dit is vooral belangrijk als er tegenstand, scepsis of een kritische houding is.

5. Overmoed of zelfvertrouwen

Door slechte ervaringen in je persoonlijke geschiedenis of in de huidige organisatie kan je zelfvertrouwen in lastige interacties een deuk hebben opgelopen. Sommigen weten dit goed te verbergen, anderen worden hierdoor juist overmoedig en bruusk en raken het contact met zichzelf en anderen kwijt. Ook kunnen slechte ervaringen uit het verleden resulteren in het vermijden of uitstellen van activiteiten. Er zijn diverse tools voor de voorbereiding en de uitvoering die je houvast geven, de voortgang bevorderen en je mentale welbevinden verbeteren.

6. Inspiratiebronnen om te kunnen inspireren

In een verandertraject of bij introductie van een nieuwe koers wil je kunnen inspireren in je communicatie. Je wilt een vonk laten overspringen of een ‘wenkend perspectief’ schetsen. Als dat lukt geef je een lichtpunt, hoop of een toekomstbeeld dat een doorkijk geeft naar een andere, meer wenselijke situatie. Het vraagt echter een zorgvuldige afweging of je gesprekspartners open staan voor een hoopvol beeld. Om te kunnen inspireren is het vanzelfsprekend nodig zelf geïnspireerd te zijn. Onderhoud daarom altijd een schatkist met voorbeelden en perspectieven. Dit geeft je het materiaal om inspirerend te communiceren.

Hoe je in vijf minuten mensen voor een prima plan interesseert

Het korte antwoord is: door het de eerste vijf tot tien minuten nog helemaal niet over je plan te hebben.

Daar is een tool voor. Hier volgen twee aanwijzingen uit de tool.

Je dient het vraagstuk waar het plan een antwoord op is op zo’n manier te vertellen dat je toehoorders het voor zich zien. Dat doe je door beeld te geven van de huidige situatie, van ongewenste effecten en van de urgentie. De tweede aanwijzing uit de tool is dat je vervolgens bij je gesprekspartners checkt of ze jouw visie op het vraagstuk herkennen. Als dat niet het geval is, voer je een gesprek om alsnog die herkenning te krijgen. Als het dan nog niet herkend wordt sta je voor een uitdaging en heb je vervolgaanwijzingen uit de tool nodig. Wat je in ieder geval niet moet doen is dan toch je plan gaan brengen.

Inzicht krijgen in de eerstvolgende stap in je uitdagingen? Aan de slag met de ingrediënten van effectieve communicatie? Volg de workshop Persoonlijke effectiviteit – authentiek optreden bij adviseren en leidinggeven.